Algemene Voorwaarden

01. INTRODUCTIE

De rechtsverhouding tussen neeoo NV, met maatschappelijke zetel te 1702 Groot-Bijgaarden, Alfons Gossetlaan 40, ingeschreven in het KBO en BTW-register onder het nummer BE 1042.011.315, e-mail: info@neeoo.com, IBAN BE47 0689 6020 8380, BIC GKCCBEBB (Hierna aangeduid als “neeoo”) en de Klant zoals aangeduid in de Statement of Work (hierna de “SOW”), wordt beheerst door de SOW, aangevuld met deze Algemene Voorwaarden (hierna de “Voorwaarden”), samen de “Overeenkomst”. Deze Voorwaarden zijn van toepassing op elke dienstverlening van neeoo. De toepassing van de algemene of bijzondere voorwaarden van de Klant wordt uitdrukkelijk uitgesloten. Bij tegenstrijdigheid tussen deze Voorwaarden en de SOW primeert de SOW. Mondelinge toezeggingen binden neeoo pas na schriftelijke bevestiging door neeoo.

De Overeenkomst komt tot stand zodra de SOW door beide partijen is ondertekend. Een gescande of elektronische handtekening heeft daarbij dezelfde waarde als een handgeschreven handtekening. Offertes en prijsopgaven zijn vrijblijvend en vervallen na dertig (30) kalenderdagen, tenzij de SOW een andere geldigheidsduur bepaalt.

Door het ondertekenen van de SOW bevestigt de ondertekenaar over de nodige vertegenwoordigings- en handelingsbevoegdheid te beschikken om de Klant te verbinden. Blijkt achteraf dat die bevoegdheid ontbrak, dan is de ondertekenaar persoonlijk gehouden tot de verbintenissen die hij namens de Klant is aangegaan.

02. DEFINITIES

03. DUUR

De duur van het project en de tussenkomst van neeoo worden bepaald in de SOW, met inbegrip van de aanvangsdatum, de kalenderjaren, de stilzwijgende verlenging en de opzegtermijn. Bepaalt de SOW hierover niets, dan geldt de Overeenkomst voor de duur van de toevertrouwde opdracht.

04. VERBONDEN ENTITEITEN

Indien verbonden entiteiten (zusterondernemingen, dochterondernemingen, etc.) gebruik wensen te maken van de Diensten van neeoo, sluiten zij daartoe een afzonderlijke Overeenkomst (SOW) met neeoo. Elke SOW geldt uitsluitend voor de entiteit die de overeenkomst ondertekent en voor de daarin omschreven opdracht.

05. VERGOEDING EN FACTURATIE

De vergoeding wordt bepaald in de toepasselijke SOW en kan bestaan uit een succesvergoeding, een degressieve succesvergoeding per kalenderjaar, een vaste vergoeding of een staffelvergoeding volgens besparingsschijf. De vergoeding kan per geselecteerde Dienst afzonderlijk worden overeengekomen. Facturen worden elektronisch verstuurd. De betalingstermijn bedraagt dertig (30) dagen na factuurdatum tenzij anders bepaald in de SOW. Bij niet-betaling op de vervaldag wordt het factuurbedrag van rechtswege en zonder voorafgaande ingebrekestelling verhoogd met een interest die gelijk is aan één procent (1%) per maand en die berekend wordt op het openstaande bedrag, waarbij elke begonnen maand als een extra maand wordt beschouwd, vermeerderd met een forfaitaire schadevergoeding van tien procent (10%) op het bedrag van de onbetaalde facturen, met een minimum van honderdvijftig euro (€150,00) als schadevergoedingsbeding voor contractuele schade. Alle invorderingskosten komen eveneens voor rekening van de in gebreke blijvende Klant. neeoo behoudt het recht lopende diensten op te schorten bij niet-betaling. De Klant erkent dat de vergoeding verschuldigd blijft voor alle Besparingen die voortvloeien uit de door neeoo geleverde Diensten, ongeacht of deze worden gerealiseerd tijdens of na de uitvoering van de Overeenkomst. De Klant zal geen maatregelen implementeren die door neeoo werden geïdentificeerd zonder de overeengekomen vergoeding te betalen.

De kosten van externe studies die noodzakelijk zijn ter onderbouwing van een Dienst, zoals benchmarkstudies en transfer pricing studies (TP-studies), vallen volledig ten laste van de Klant. Deze kosten zijn niet begrepen in de vergoeding van neeoo en worden hetzij afzonderlijk gefactureerd, hetzij rechtstreeks door de Klant aan de betrokken dienstverlener betaald. neeoo informeert de Klant vooraf over de noodzaak van dergelijke studies en over de geraamde kostprijs ervan.

06. UITVOERING EN IMPLEMENTATIE

Bij het uitvoeren van de opdracht zal neeoo de Klant in kennis stellen van haar aanbevelingen en bijstaan bij de implementatie, zoals omschreven in de scope van de SOW. De Diensten vormen een middelenverbintenis en houden geen garantie in op het verkrijgen of behouden van fiscale, parafiscale of financiële voordelen.

De Diensten worden geacht aanvaard te zijn zodra zij zijn geleverd overeenkomstig de SOW, tenzij de Klant neeoo binnen vijftien (15) kalenderdagen na levering schriftelijk en gedetailleerd in kennis stelt van eventuele tekortkomingen.

In geval van een geldige kennisgeving van niet-aanvaarding zal neeoo de gemelde tekortkomingen zo spoedig mogelijk onderzoeken en, voor zover deze aan neeoo toerekenbaar zijn, verhelpen. Indien de Klant na de remediëring nog steeds tekortkomingen vaststelt, dient hij dit binnen vijftien (15) kalenderdagen schriftelijk aan neeoo mede te delen. De Klant blijft te allen tijde verantwoordelijk voor het nagaan van de conformiteit van de geleverde Diensten.

07. FACILITERING

De Klant stelt alle noodzakelijke informatie, software en apparatuur ter beschikking. De Klant verbindt zich ertoe neeoo zo snel mogelijk alle relevante informatie te bezorgen en ervoor te zorgen dat deze adequaat, waarheidsgetrouw en volledig is. Als de Klant neeoo niet informeert over de gerealiseerde Besparingen, kan neeoo ervan uitgaan dat de Besparingen werden gerealiseerd als gevolg van de verleende Diensten.

08. AANSPRAKELIJKHEID

neeoo verbindt zich ertoe alle redelijke middelen in te zetten opdat de Diensten beantwoorden aan de eisen en specificaties zoals omschreven in de SOW. neeoo is niet aansprakelijk voor schade die voortvloeit uit het niet nakomen van de Overeenkomst door de Klant, noch voor schade veroorzaakt door een handeling van de Klant of een derde partij. De Klant is verantwoordelijk voor de juistheid en volledigheid van de aan neeoo verstrekte informatie. De dienstverlening is een middelenverbintenis. Behoudens de aansprakelijkheid die door de wet dwingend wordt opgelegd, is neeoo uitsluitend aansprakelijk voor schade veroorzaakt door haar opzet of grove nalatigheid. In geen geval is neeoo aansprakelijk voor indirecte schade, inclusief maar niet beperkt tot gevolgschade, winstderving, gemiste besparingen, gemiste kansen, reputatieschade, bedrijfsonderbreking of schade aan derden.

Voor zover de aansprakelijkheid van neeoo zou worden vastgesteld, is haar totale aansprakelijkheid beperkt tot het bedrag dat wordt uitbetaald door de beroepsaansprakelijkheidsverzekering of, bij weigering van dekking, tot de vergoeding betaald door de Klant voor de betrokken opdracht. Wordt een Besparing na een belastingcontrole verworpen zonder dat dit voortvloeit uit onjuiste of onvolledige informatie van de Klant, en heeft neeoo het dossier kunnen verdedigen, dan zal de door neeoo gefactureerde vergoeding pro rata worden gecrediteerd.

09. INTELLECTUELE EIGENDOMSRECHTEN

Alle intellectuele eigendomsrechten met betrekking tot materialen die neeoo gebruikt of ontwikkelt bij de voorbereiding of uitvoering van de Overeenkomst, inclusief methodologieën, analyses, rapportages, modellen en software, zijn en blijven eigendom van neeoo.

Voor tools en/of documenten die specifiek voor de Klant werden gemaakt, verkrijgt de Klant een niet-exclusief, niet-overdraagbaar gebruiksrecht voor interne bedrijfsdoeleinden. Dit gebruiksrecht omvat niet het recht om deze materialen te kopiëren, te wijzigen, te commercialiseren of aan derden ter beschikking te stellen zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van neeoo. Het ter beschikking stellen leidt niet tot overdracht van intellectuele eigendomsrechten.

10. CONFIDENTIALITEIT

Partijen verbinden zich ertoe de vertrouwelijkheid van alle informatie die zij van elkaar ontvangen in het kader van de voorbereiding en uitvoering van de Overeenkomst strikt te beschermen, met inbegrip van maar niet beperkt tot commercieel gevoelige bedrijfsinformatie, financiële gegevens, klantgegevens, werkwijzen en technische informatie. Deze verplichting geldt voor alle mondelinge, schriftelijke, elektronische of andere vormen van informatie die als vertrouwelijk kunnen worden beschouwd of die door de verstrekker uitdrukkelijk als vertrouwelijk zijn aangemerkt.

Partijen zullen deze vertrouwelijke informatie uitsluitend gebruiken voor de uitvoering van de Overeenkomst en zullen deze niet aan derden bekendmaken zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de andere partij. Vertrouwelijke informatie mag enkel aan subcontractors of medewerkers worden bekendgemaakt indien dit strikt noodzakelijk is voor de uitvoering van de Overeenkomst en zij tevens gebonden zijn door een gelijkwaardige vertrouwelijkheidsverplichting. De ontvangende partij zal alle nodige maatregelen nemen om ongeoorloofde verspreiding te voorkomen en zal de andere partij onmiddellijk schriftelijk informeren in geval van verlies of ongeoorloofde toegang tot vertrouwelijke informatie.

De Partijen verbinden zich ertoe, zowel tijdens de uitvoering als na de beëindiging van deze Overeenkomst, het vertrouwelijke karakter van deze informatie te handhaven en zich te onthouden van het in gevaar brengen van de naam en reputatie van de andere partij.

Deze geheimhoudingsverplichting is niet van toepassing op informatie die (i) publiek beschikbaar was of wordt zonder schending van deze Overeenkomst, (ii) rechtmatig in het bezit was van de ontvangende partij voorafgaand aan de verstrekking, (iii) rechtmatig wordt verkregen van een derde partij zonder vertrouwelijkheidsverplichting, of (iv) moet worden openbaar gemaakt op grond van een wettelijke verplichting, mits de ontvangende partij de andere partij hiervan vooraf schriftelijk in kennis stelt.

De vertrouwelijkheidsverplichting blijft gelden gedurende de volledige looptijd van de Overeenkomst en gedurende drie (3) jaar na beëindiging, ongeacht de reden van beëindiging. Voor informatie die als bedrijfsgeheim kwalificeert, blijft zij gelden zolang die informatie die wettelijke bescherming geniet. Sluiten partijen een afzonderlijke geheimhoudingsovereenkomst, dan primeert die op dit artikel.

11. EXCLUSIVITEIT

Voor de geselecteerde Diensten en de in de SOW vermelde kalenderjaren treedt neeoo exclusief op. De Klant zal voor dezelfde maatregelen geen beroep doen op een andere dienstverlener, noch deze intern uitvoeren, zonder voorafgaand schriftelijk akkoord, en informeert neeoo onverwijld indien andere dienstverleners betrokken zijn. Elke Besparing binnen die scope wordt geacht voort te vloeien uit de tussenkomst van neeoo, met uitzondering van wat in de SOW uitdrukkelijk is uitgesloten.

12. REFERENTIES

neeoo mag de naam en het logo van de Klant vermelden als referentie, tenzij de Klant hier schriftelijk bezwaar tegen maakt. Deze vermelding geldt niet als een inbreuk op artikel 10.

13. NIETIGHEID

Elke nietigheid, ongeldigheid of niet-afdwingbaarheid van een van de bepalingen van deze Voorwaarden en meer in het algemeen van de bepalingen die de juridische relatie tussen de partijen beheersen, om welke reden dan ook (geheel of gedeeltelijk), zal op geen enkele wijze de geldigheid van de andere clausules van deze Voorwaarden beïnvloeden ondanks de nietigheid van de betwiste clausule. De overige bepalingen van deze Voorwaarden blijven derhalve onverkort van toepassing. De nietig verklaarde clausule zal voor zover mogelijk worden vervangen door een clausule die de (economische) intentie van de nietig verklaarde clausule zo dicht mogelijk benadert

14. VERVAL VAN RECHTEN

Het niet inroepen van een recht of het niet toepassen van een sanctie door neeoo houdt op geen enkele wijze afstand van dit recht in.

15. BEËINDIGING

Indien een van de partijen kennisneemt van een grove fout of wezenlijke schending van de Overeenkomst door de andere partij, zal zij de nalatige partij hiervan binnen vijftien (15) dagen schriftelijk op de hoogte stellen. Indien de nalatige Partij binnen dertig (30) dagen na ontvangst van deze kennisgeving geen passende maatregelen heeft genomen om de tekortkoming te verhelpen, kan de benadeelde partij de Overeenkomst met onmiddellijk ingang beëindigen. De rechten van neeoo, met inbegrip van de te ontvangen vergoedingen voor de verstrekte Diensten, blijven onverkort van toepassing.

Bij beëindiging dient de Klant binnen veertien (14) dagen alle aan hem ter beschikking gestelde documenten, tools en vertrouwelijke informatie terug te bezorgen aan neeoo.

neeoo is tevens gerechtigd de Overeenkomst met onmiddellijke ingang en zonder voorafgaande kennisgeving te beëindigen door middel van een aangetekend schrijven, in geval van faillissement, vereffening, staking van betaling of aantasting van de kredietwaardigheid van de Klant, of indien er gegronde redenen bestaan om te twijfelen aan het vermogen van de Klant om tijdig aan zijn verplichtingen te voldoen. In dat geval zijn alle openstaande bedragen onmiddellijk opeisbaar.

16. OVERDRACHT

Geen van de partijen heeft het recht om rechten en/of verplichtingen geheel of gedeeltelijk over te dragen aan een derde partij, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de andere partij.

17. AANPASSING

neeoo kan deze Voorwaarden wijzigen of aanvullen. Van iedere wijziging wordt de Klant schriftelijk in kennis gesteld. De gewijzigde Voorwaarden gelden uitsluitend voor SOW’s die na de datum van kennisgeving worden ondertekend; op lopende SOW’s blijft de versie van toepassing die gold bij ondertekening.

18. OVERMACHT

Met uitzondering van betalingsverplichtingen kunnen partijen niet aansprakelijk worden gesteld voor vertragingen of gebreken in de uitvoering van de Overeenkomst indien deze het gevolg zijn van overmacht, zijnde feiten of omstandigheden die onafhankelijk zijn van de wil van één van de partijen, die niet te voorzien waren en die niet vermeden konden worden, inclusief maar niet beperkt tot ziekte of onbeschikbaarheid van sleutelpersonen, uitzonderlijke weersomstandigheden, stakingen die de levering van diensten beïnvloeden, epidemieën en pandemieën, natuurrampen, en blokkering van het computer-, IT- of telecommunicatiesysteem.

Indien één van de partijen wordt getroffen door een situatie van overmacht, moet zij de andere partij hiervan onmiddellijk schriftelijk op de hoogte stellen, met vermelding van de reden en de voorspelde duur. Bij overmacht kunnen partijen de uitvoering van de Overeenkomst opschorten gedurende de periode waarin de overmacht voortduurt, of beëindigen indien de overmacht langer dan twee maanden voortduurt. De Klant is in dat geval verplicht neeoo de reeds geleverde Diensten te vergoeden, zonder dat enige schadevergoeding verschuldigd is.

19. BEVOEGDHEID EN TOEPASSELIJK RECHT

Enig geschil is onderworpen aan het Belgische recht. De Nederlandstalige Ondernemingsrechtbank te Brussel is exclusief bevoegd. De toepasselijkheid van het Weens Koopverdrag (CISG) wordt uitdrukkelijk uitgesloten.

20. WOONSTKEUZE

neeoo kiest woonplaats op haar maatschappelijke zetel. De Klant vestigt zijn woonplaats op het adres opgegeven aan neeoo in de SOW. Elke mededeling zal op geldige wijze worden gedaan aan de door de partijen opgegeven post- en elektronische adressen.

21. ANTI-WITWASREGLEMENTERING

neeoo is verplicht de wetgeving ter voorkoming van het gebruik van het financieel systeem voor het witwassen van geld toe te passen. De Klant verbindt zich ertoe in dit kader alle vereiste informatie en documenten correct mee te delen.

22. CORRUPTIE

Tijdens de duur van de Overeenkomst verbindt elke Partij zich ertoe alle toepasselijke anti-corruptiewetgeving na te leven en de nodige stappen te ondernemen.

23. GRENSOVERSCHRIJDENDE CONSTRUCTIES

Voor zover de toepasselijke DAC6-regelgeving neeoo verplicht grensoverschrijdende constructies te melden aan de Belgische fiscus, zal neeoo deze verplichting nakomen. In de overige gevallen ligt de meldplicht bij de Klant.

24. VERWERKING EN BESCHERMING VAN GEGEVENS

In overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) verwerken partijen elkaars persoonsgegevens (van contactpersonen en medewerkers) voor contractbeheer, waaronder administratie, opvolging van opdrachten en facturatie. De verwerking gebeurt op basis van artikel 6.1.b (uitvoering van het contract) en 6.1.f (gerechtvaardigde belangen) AVG. De verwerking vindt plaats binnen de Europese Economische Ruimte. Persoonsgegevens worden bewaard gedurende de periode die nodig is om te voldoen aan de wettelijke vereisten, onder meer inzake boekhouding. Voor zover neeoo bij de uitvoering van de Diensten persoonsgegevens verwerkt namens de Klant, sluiten partijen een afzonderlijke Verwerkersovereenkomst, die integraal deel uitmaakt van de Overeenkomst.

Betrokkenen hebben te allen tijde recht op inzage, verbetering, wissing, beperking van de verwerking, gegevensoverdracht en verzet tegen direct marketing. Verzoeken worden schriftelijk, gedateerd en ondertekend gericht aan de respectieve Partij. Bij twijfel over de identiteit van de betrokkene kan aanvullende identificatie worden opgevraagd.

Alle persoonsgegevens worden vertrouwelijk behandeld en niet zonder rechtmatige grondslag aan derden doorgegeven. neeoo zal passende technische en organisatorische maatregelen nemen.

Voor meer informatie over het privacybeleid verwijst neeoo naar de privacyverklaring beschikbaar op www.neeoo.com/privacy.

25. LASTGEVING EN VOLMACHT

De Volmacht die de Klant aan neeoo verleent in het kader van de Overeenkomst, kwalificeert als een bijzondere lastgevingsovereenkomst in de zin van de artikelen 1984 e.v. van het Oud Burgerlijk Wetboek. neeoo treedt hierbij op als lasthebber van de Klant (lastgever) voor de in de Volmacht en de SOW omschreven handelingen, en dit uitsluitend ten aanzien van de daarin aangeduide administraties en procedures. De lastgevingsovereenkomst komt tot stand op het ogenblik dat zowel de SOW als de Volmacht door beide partijen zijn ondertekend. neeoo verbindt zich ertoe de opgedragen handelingen als goed lasthebber uit te voeren met inachtneming van alle redelijke middelen die in de gegeven omstandigheden van haar kunnen worden verwacht. De dienstverlening in het kader van de Volmacht betreft een middelenverbintenis. Onverminderd de dwingende wettelijke bepalingen is de aansprakelijkheid van neeoo als lasthebber beperkt tot schade die het rechtstreekse gevolg is van haar opzet of grove fout bij de uitvoering van de opgedragen handelingen. neeoo is niet aansprakelijk voor schade die voortvloeit uit onjuiste, onvolledige of laattijdige informatieverstrekking door de Klant.

De Klant verbindt zich ertoe neeoo tijdig en volledig alle informatie, documenten en gegevens te bezorgen die noodzakelijk zijn voor de correcte uitvoering van de lastgeving. neeoo is gerechtigd de uitvoering van de opgedragen handelingen op te schorten zolang de Klant niet aan deze verplichting heeft voldaan, zonder dat hieruit enige aansprakelijkheid voor neeoo voortvloeit.

Overeenkomstig artikel 2004 van het Oud Burgerlijk Wetboek kan de Klant de Volmacht te allen tijde herroepen. De herroeping dient schriftelijk te worden meegedeeld aan neeoo met inachtneming van een opzegtermijn van dertig (30) kalenderdagen, te rekenen vanaf de datum van ontvangst van de schriftelijke herroepingsmelding door neeoo. Handelingen die neeoo rechtsgeldig heeft gesteld vóór de effectieve datum van herroeping, blijven volledig geldig en verbinden de Klant. De Klant blijft voor die handelingen de overeengekomen vergoeding verschuldigd.

De herroeping of opzegging van de Volmacht doet geen afbreuk aan de verdere uitvoering van de Overeenkomst voor zover de dienstverlening van neeoo niet afhankelijk is van de Volmacht. In dat geval blijven de overige bepalingen van de Overeenkomst onverkort van toepassing.

Voor diensten waarvoor neeoo namens de Klant dient in te loggen op de online platforms van FOD Financiën (waaronder Finprof), kan naast de ondertekening van de papieren Volmacht ook de activering van een afzonderlijk digitaal mandaat in de Mandaten-toepassing van FOD Financiën (via MyMinfin/CSAM) vereist zijn. neeoo zal per geselecteerde dienst nagaan of de activering van een afzonderlijk digitaal mandaat vereist is, en de Klant hierover tijdig en schriftelijk informeren, met inbegrip van de reikwijdte van de toegang die het digitale mandaat aan neeoo verleent. De Klant verbindt zich ertoe op eerste verzoek van neeoo de nodige stappen te ondernemen om het vereiste digitale mandaat te activeren.

neeoo is gerechtigd specifieke, afgebakende taken te subdelegeren aan zorgvuldig geselecteerde externe medewerkers of gespecialiseerde partners, voor zover dit noodzakelijk is voor de correcte uitvoering van de opgedragen diensten. neeoo blijft in alle gevallen aansprakelijk voor de handelingen van de subdelegataris overeenkomstig artikel 1994 van het Oud Burgerlijk Wetboek, tenzij de Klant uitdrukkelijk en schriftelijk heeft ingestemd met de aanwijzing van een specifieke derde als subdelegataris. Vertrouwelijke informatie van de Klant die wordt gedeeld met een subdelegataris, valt onder de vertrouwelijkheidsverplichtingen van artikel 10 van deze Voorwaarden.

26. EINDE · ALGEMENE VOORWAARDEN

De toepasselijke Statement of Work vormt samen met deze Algemene Voorwaarden de volledige Overeenkomst tussen partijen en vervangt alle eerdere afspraken, mondeling of schriftelijk, met betrekking tot hetzelfde voorwerp. Bij tegenstrijdigheid primeert de Statement of Work.