Conditions Générales

01. INTRODUCTION

La relation juridique entre neeoo NV, dont le siège social est établi à 1702 Groot-Bijgaarden, Alfons Gossetlaan 40, inscrite à la BCE et au registre TVA sous le numéro BE 1042.011.315, e-mail : info@neeoo.com, IBAN BE47 0689 6020 8380, BIC GKCCBEBB (ci-après « neeoo ») et le Client tel que désigné dans le Statement of Work (ci-après le « SOW »), est régie par le SOW, complété par les présentes Conditions Générales (ci-après les « Conditions »), ensemble la « Convention ». Les présentes Conditions s'appliquent à toute prestation de services de neeoo. L'application des conditions générales ou particulières du Client est expressément exclue. En cas de contradiction entre les présentes Conditions et le SOW, le SOW prévaut. Les engagements verbaux ne lient neeoo qu'après confirmation écrite par neeoo.

La Convention est conclue dès que le SOW est signé par les deux parties. Une signature scannée ou électronique a à cet égard la même valeur qu'une signature manuscrite. Les offres et devis sont sans engagement et expirent après trente (30) jours calendrier, sauf si le SOW prévoit une autre durée de validité.

En signant le SOW, le signataire confirme disposer du pouvoir de représentation et de la capacité nécessaires pour engager le Client. S'il apparaît par la suite que ce pouvoir faisait défaut, le signataire est personnellement tenu des engagements pris au nom du Client.

02. DÉFINITIONS

03. DURÉE

La durée du projet et l'intervention de neeoo sont déterminées dans le SOW, en ce compris la date de début, les années civiles, la reconduction tacite et le délai de préavis. Si le SOW est muet sur ce point, la Convention vaut pour la durée de la mission confiée.

04. ENTITÉS LIÉES

Si des entités liées (sociétés soeurs, filiales, etc.) souhaitent recourir aux Services de neeoo, elles concluent à cette fin une Convention distincte (SOW) avec neeoo. Chaque SOW vaut exclusivement pour l'entité qui le signe et pour la mission qui y est décrite.

05. RÉMUNÉRATION ET FACTURATION

La rémunération est déterminée dans le SOW applicable et peut consister en une rémunération de succès, une rémunération de succès dégressive par année civile, une rémunération fixe ou une rémunération par tranche d'économie. La rémunération peut être convenue séparément par Service sélectionné. Les factures sont envoyées par voie électronique. Le délai de paiement est de trente (30) jours à compter de la date de facture, sauf disposition contraire dans le SOW. A défaut de paiement à l'échéance, le montant de la facture est majoré de plein droit et sans mise en demeure préalable d'un intérêt de un pour cent (1%) par mois, calculé sur le montant impayé, tout mois entamé comptant pour un mois entier, augmenté d'une indemnité forfaitaire de dix pour cent (10%) du montant des factures impayées, avec un minimum de cent cinquante euros (150,00 €) à titre de clause d'indemnisation du dommage contractuel. Tous les frais de recouvrement sont également à charge du Client défaillant. neeoo se réserve le droit de suspendre les services en cours en cas de non-paiement. Le Client reconnaît que la rémunération reste due pour toutes les Economies résultant des Services fournis par neeoo, qu'elles soient réalisées pendant ou après l'exécution de la Convention. Le Client n'implémentera aucune mesure identifiée par neeoo sans payer la rémunération convenue.

Les coûts des études externes nécessaires pour étayer un Service, telles que les études de benchmark et les études de prix de transfert (études TP), sont intégralement à charge du Client. Ces coûts ne sont pas compris dans la rémunération de neeoo et sont soit facturés séparément, soit payés directement par le Client au prestataire concerné. neeoo informe le Client au préalable de la nécessité de telles études et de leur coût estimé.

06. EXÉCUTION ET IMPLÉMENTATION

Dans le cadre de l'exécution de la mission, neeoo informera le Client de ses recommandations et l'assistera lors de l'implémentation, telle que décrite dans l'étendue du SOW. Les Services constituent une obligation de moyens et n'impliquent aucune garantie quant à l'obtention ou au maintien d'avantages fiscaux, parafiscaux ou financiers.

Les Services sont réputés acceptés dès leur livraison conformément au SOW, sauf si le Client notifie à neeoo, dans les quinze (15) jours calendrier suivant la livraison, par écrit et de manière détaillée, les éventuels manquements.

En cas de notification valable de non-acceptation, neeoo examinera les manquements signalés dans les meilleurs délais et y remédiera dans la mesure où ils lui sont imputables. Si le Client constate encore des manquements après la remédiation, il en informe neeoo par écrit dans les quinze (15) jours calendrier. Le Client reste à tout moment responsable de la vérification de la conformité des Services fournis.

07. FACILITATION

Le Client met à disposition toutes les informations, logiciels et équipements nécessaires. Le Client s'engage à transmettre à neeoo dans les meilleurs délais toutes les informations pertinentes et à veiller à ce qu'elles soient adéquates, sincères et complètes. Si le Client n'informe pas neeoo des Economies réalisées, neeoo peut présumer que les Economies ont été réalisées grâce aux Services fournis.

08. RESPONSABILITÉ

neeoo s'engage à mettre en oeuvre tous les moyens raisonnables pour que les Services répondent aux exigences et spécifications décrites dans le SOW. neeoo n'est pas responsable du dommage résultant de l'inexécution de la Convention par le Client, ni du dommage causé par un acte du Client ou d'un tiers. Le Client est responsable de l'exactitude et de l'exhaustivité des informations communiquées à neeoo. La prestation de services constitue une obligation de moyens. Sous réserve de la responsabilité imposée impérativement par la loi, neeoo n'est responsable que du dommage causé par son dol ou sa faute lourde. neeoo n'est en aucun cas responsable des dommages indirects, en ce compris mais sans s'y limiter les dommages consécutifs, le manque à gagner, les économies manquées, les opportunités manquées, l'atteinte à la réputation, l'interruption d'activité ou les dommages causés à des tiers.

Pour autant que la responsabilité de neeoo soit établie, sa responsabilité totale est limitée au montant versé par l'assurance responsabilité professionnelle ou, en cas de refus de couverture, à la rémunération payée par le Client pour la mission concernée. Si une Economie est rejetée après un contrôle fiscal sans que cela résulte d'informations inexactes ou incomplètes du Client, et que neeoo a pu défendre le dossier, la rémunération facturée par neeoo sera créditée au prorata.

09. DROITS DE PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLE

Tous les droits de propriété intellectuelle relatifs aux matériaux que neeoo utilise ou développe lors de la préparation ou de l'exécution de la Convention, en ce compris les méthodologies, analyses, rapports, modèles et logiciels, sont et restent la propriété de neeoo.

Pour les outils et/ou documents réalisés spécifiquement pour le Client, le Client obtient un droit d'usage non exclusif et non transférable à des fins internes. Ce droit d'usage ne comprend pas le droit de copier, modifier, commercialiser ou mettre à disposition de tiers ces matériaux sans l'accord écrit préalable de neeoo. La mise à disposition n'entraîne aucun transfert de droits de propriété intellectuelle.

10. CONFIDENTIALITÉ

Les parties s'engagent à protéger strictement la confidentialité de toutes les informations qu'elles reçoivent l'une de l'autre dans le cadre de la préparation et de l'exécution de la Convention, en ce compris mais sans s'y limiter les informations commercialement sensibles, les données financières, les données clients, les méthodes de travail et les informations techniques. Cette obligation vaut pour toutes les formes d'information, orales, écrites, électroniques ou autres, qui peuvent être considérées comme confidentielles ou que le communicant a expressément désignées comme telles.

Les parties utiliseront ces informations confidentielles exclusivement pour l'exécution de la Convention et ne les divulgueront pas à des tiers sans l'accord écrit préalable de l'autre partie. Les informations confidentielles ne peuvent être communiquées à des sous-traitants ou collaborateurs que si cela est strictement nécessaire à l'exécution de la Convention et qu'ils sont eux aussi tenus par une obligation de confidentialité équivalente. La partie réceptrice prendra toutes les mesures nécessaires pour prévenir toute diffusion non autorisée et informera immédiatement l'autre partie par écrit en cas de perte ou d'accès non autorisé.

Les parties s'engagent, tant pendant l'exécution qu'après la fin de la présente Convention, à maintenir le caractère confidentiel de ces informations et à s'abstenir de porter atteinte au nom et à la réputation de l'autre partie.

Cette obligation de confidentialité ne s'applique pas aux informations qui (i) étaient ou deviennent publiquement disponibles sans violation de la présente Convention, (ii) étaient légitimement en possession de la partie réceptrice avant leur communication, (iii) sont légitimement obtenues d'un tiers sans obligation de confidentialité, ou (iv) doivent être divulguées en vertu d'une obligation légale, pour autant que la partie réceptrice en informe préalablement l'autre partie par écrit.

L'obligation de confidentialité reste en vigueur pendant toute la durée de la Convention et pendant trois (3) ans après sa fin, quelle qu'en soit la cause. Pour les informations qualifiant de secret d'affaires, elle reste en vigueur aussi longtemps que ces informations bénéficient de cette protection légale. Si les parties concluent un accord de confidentialité distinct, celui-ci prévaut sur le présent article.

11. EXCLUSIVITÉ

Pour les Services sélectionnés et les années civiles mentionnées dans le SOW, neeoo intervient à titre exclusif. Le Client ne fera pas appel à un autre prestataire pour les mêmes mesures et ne les exécutera pas en interne sans accord écrit préalable, et informe neeoo sans délai si d'autres prestataires sont impliqués. Toute Economie relevant de cette étendue est réputée découler de l'intervention de neeoo, à l'exception de ce qui est expressément exclu dans le SOW.

12. RÉFÉRENCES

neeoo peut mentionner le nom et le logo du Client à titre de référence, sauf opposition écrite du Client. Cette mention ne constitue pas une violation de l'article 10.

13. NULLITÉ

Toute nullité, invalidité ou inapplicabilité de l'une des dispositions des présentes Conditions, et plus généralement des dispositions régissant la relation juridique entre les parties, pour quelque raison que ce soit (en tout ou en partie), n'affectera en rien la validité des autres clauses des présentes Conditions. Les autres dispositions restent dès lors intégralement d'application. La clause déclarée nulle sera, dans la mesure du possible, remplacée par une clause se rapprochant au plus près de l'intention (économique) de la clause annulée.

14. RENONCIATION

Le fait pour neeoo de ne pas invoquer un droit ou de ne pas appliquer une sanction n'emporte en aucune manière renonciation à ce droit.

15. RÉSILIATION

Si l'une des parties prend connaissance d'une faute lourde ou d'un manquement essentiel à la Convention par l'autre partie, elle en informera par écrit la partie défaillante dans les quinze (15) jours. Si la partie défaillante n'a pris aucune mesure appropriée pour remédier au manquement dans les trente (30) jours suivant la réception de cette notification, la partie lésée peut résilier la Convention avec effet immédiat. Les droits de neeoo, en ce compris les rémunérations dues pour les Services fournis, restent intégralement d'application.

En cas de résiliation, le Client restitue à neeoo dans les quatorze (14) jours tous les documents, outils et informations confidentielles mis à sa disposition.

neeoo est également en droit de résilier la Convention avec effet immédiat et sans notification préalable, par lettre recommandée, en cas de faillite, liquidation, cessation de paiement ou atteinte à la solvabilité du Client, ou s'il existe des raisons fondées de douter de la capacité du Client à satisfaire à temps à ses obligations. Dans ce cas, tous les montants dus deviennent immédiatement exigibles.

16. CESSION

Aucune des parties n'a le droit de céder tout ou partie de ses droits et/ou obligations à un tiers sans l'accord écrit préalable de l'autre partie.

17. MODIFICATION

neeoo peut modifier ou compléter les présentes Conditions. Le Client est informé par écrit de toute modification. Les Conditions modifiées s'appliquent uniquement aux SOW signés après la date de la notification ; pour les SOW en cours, la version en vigueur au moment de la signature reste d'application.

18. FORCE MAJEURE

A l'exception des obligations de paiement, les parties ne peuvent être tenues responsables des retards ou manquements dans l'exécution de la Convention s'ils résultent d'un cas de force majeure, à savoir des faits ou circonstances indépendants de la volonté de l'une des parties, imprévisibles et inévitables, en ce compris mais sans s'y limiter la maladie ou l'indisponibilité de personnes clés, des conditions météorologiques exceptionnelles, des grèves affectant la fourniture des services, des épidémies et pandémies, des catastrophes naturelles et le blocage du système informatique, IT ou de télécommunication.

Si l'une des parties est touchée par une situation de force majeure, elle doit en informer immédiatement l'autre partie par écrit, en indiquant la cause et la durée prévisible. En cas de force majeure, les parties peuvent suspendre l'exécution de la Convention pendant la durée de celle-ci, ou y mettre fin si elle se prolonge au-delà de deux mois. Le Client est dans ce cas tenu d'indemniser neeoo pour les Services déjà fournis, sans qu'aucune indemnité ne soit due.

19. COMPÉTENCE ET DROIT APPLICABLE

Tout litige est soumis au droit belge. Le tribunal de l'entreprise néerlandophone de Bruxelles est exclusivement compétent. L'application de la Convention de Vienne sur les ventes (CVIM) est expressément exclue.

20. ÉLECTION DE DOMICILE

neeoo élit domicile à son siège social. Le Client élit domicile à l'adresse communiquée à neeoo dans le SOW.Toute communication sera valablement faite aux adresses postales et électroniques communiquées par les parties.

21. RÉGLEMENTATION ANTI-BLANCHIMENT

neeoo est tenue d'appliquer la législation relative à la prévention de l'utilisation du système financier aux fins du blanchiment de capitaux. Le Client s'engage dans ce cadre à communiquer correctement toutes les informations et documents requis.

22. CORRUPTION

Pendant la durée de la Convention, chaque Partie s'engage à respecter toute la législation anti-corruption applicable et à prendre les mesures nécessaires.

23. DISPOSITIFS TRANSFRONTIÈRES

Dans la mesure où la réglementation DAC6 applicable oblige neeoo à déclarer les dispositifs transfrontières à l'administration fiscale belge, neeoo respectera cette obligation. Dans les autres cas, l'obligation de déclaration incombe au Client.

24. TRAITEMENT ET PROTECTION DES DONNÉES

Conformément au Règlement général sur la protection des données (RGPD), les parties traitent les données à caractère personnel l'une de l'autre (personnes de contact et collaborateurs) pour la gestion du contrat, en ce compris l'administration, le suivi des missions et la facturation. Le traitement est fondé sur l'article 6.1.b (exécution du contrat) et 6.1.f (intérêts légitimes) RGPD. Le traitement a lieu au sein de l'Espace économique européen. Les données à caractère personnel sont conservées pendant la durée nécessaire pour satisfaire aux exigences légales, notamment en matière comptable. Dans la mesure où neeoo traite des données à caractère personnel pour le compte du Client dans le cadre des Services, les parties concluent un Contrat de sous-traitance distinct, qui fait partie intégrante de la Convention.

Les personnes concernées disposent à tout moment d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation du traitement, de portabilité des données et d'opposition au marketing direct. Les demandes sont adressées par écrit, datées et signées, à la Partie concernée. En cas de doute sur l'identité de la personne concernée, une identification complémentaire peut être demandée.

Toutes les données à caractère personnel sont traitées confidentiellement et ne sont pas communiquées à des tiers sans base légitime. neeoo prendra les mesures techniques et organisationnelles appropriées.

Pour plus d'informations sur la politique de confidentialité, neeoo renvoie à la déclaration de confidentialité disponible sur www.neeoo.com/privacy.

25. MANDAT ET PROCURATION

La Procuration que le Client confère à neeoo dans le cadre de la Convention qualifie de contrat de mandat spécial au sens des articles 1984 et suivants de l'ancien Code civil. neeoo agit à ce titre comme mandataire du Client (mandant) pour les actes décrits dans la Procuration et le SOW, et ce exclusivement à l'égard des administrations et procédures qui y sont désignées. Le contrat de mandat est conclu au moment où tant le SOW que la Procuration sont signés par les deux parties. neeoo s'engage à exécuter les actes confiés en bon mandataire, en mettant en oeuvre tous les moyens raisonnables que l'on peut attendre d'elle dans les circonstances données. La prestation de services dans le cadre de la Procuration constitue une obligation de moyens. Sans préjudice des dispositions légales impératives, la responsabilité de neeoo en tant que mandataire est limitée au dommage résultant directement de son dol ou de sa faute lourde dans l'exécution des actes confiés. neeoo n'est pas responsable du dommage résultant d'informations inexactes, incomplètes ou tardives fournies par le Client.

Le Client s'engage à fournir à neeoo, en temps utile et de manière complète, toutes les informations, documents et données nécessaires à la bonne exécution du mandat. neeoo est en droit de suspendre l'exécution des actes confiés tant que le Client n'a pas satisfait à cette obligation, sans qu'aucune responsabilité n'en découle pour neeoo.

Conformément à l'article 2004 de l'ancien Code civil, le Client peut révoquer la Procuration à tout moment. La révocation doit être communiquée par écrit à neeoo moyennant un préavis de trente (30) jours calendrier, à compter de la date de réception de la notification écrite de révocation par neeoo. Les actes valablement posés par neeoo avant la date effective de révocation restent pleinement valables et engagent le Client. Le Client reste redevable de la rémunération convenue pour ces actes.

La révocation ou la résiliation de la Procuration ne porte pas atteinte à la poursuite de l'exécution de la Convention pour autant que la prestation de services de neeoo ne dépende pas de la Procuration. Dans ce cas, les autres dispositions de la Convention restent intégralement d'application.

Pour les services pour lesquels neeoo doit se connecter au nom du Client aux plateformes en ligne du SPF Finances (dont Finprof), l'activation d'un mandat numérique distinct dans l'application Mandats du SPF Finances (via MyMinfin/CSAM) peut être requise en plus de la signature de la Procuration papier. neeoo vérifiera pour chaque service sélectionné si l'activation d'un mandat numérique distinct est requise et en informera le Client par écrit en temps utile, en ce compris l'étendue de l'accès que le mandat numérique confère à neeoo. Le Client s'engage à entreprendre, à la première demande de neeoo, les démarches nécessaires pour activer le mandat numérique requis.

neeoo est en droit de subdéléguer des tâches spécifiques et délimitées à des collaborateurs externes ou partenaires spécialisés soigneusement sélectionnés, pour autant que cela soit nécessaire à la bonne exécution des services confiés. neeoo reste dans tous les cas responsable des actes du subdélégataire conformément à l'article 1994 de l'ancien Code civil, sauf si le Client a expressément et par écrit marqué son accord sur la désignation d'un tiers déterminé comme subdélégataire. Les informations confidentielles du Client partagées avec un subdélégataire relèvent des obligations de confidentialité de l'article 10 des présentes Conditions.

26. FIN · CONDITIONS GÉNÉRALES

Le Statement of Work applicable constitue, avec les présentes Conditions Générales, l'intégralité de la Convention entre les parties et remplace tous les accords antérieurs, oraux ou écrits, portant sur le même objet. En cas de contradiction, le Statement of Work prévaut.