Privacybeleid

01. Verwerkingsverantwoordelijke

De verwerkingsverantwoordelijke is neeoo NV, een naamloze vennootschap naar Belgisch recht.

• Maatschappelijke zetel, Alfons Gossetlaan 40, 1702 Groot-Bijgaarden, België
• Ondernemings- en btw-nummer, BE 1042.011.315
• Contact voor vragen over privacy, info@neeoo.com

02. Welke gegevens wij verwerken

Wij verwerken hoofdzakelijk zakelijke gegevens. Afhankelijk van uw relatie met neeoo kan het gaan om de volgende categorieën:

• Professionele identificatie- en contactgegevens (naam, voornaam, functie, bedrijf, zakelijk e-mailadres en telefoonnummer, LinkedIn-profiel)
• Gegevens over de zakelijke relatie (correspondentie, afspraken, offertes, contracten, facturatie)
• Gegevens in het kader van onze opdrachten (informatie over O&O- en innovatieprojecten, gegevens over de betrokken medewerkers zoals identiteit, functie, diploma, tijdsbesteding aan projecten en de loonelementen die nodig zijn om fiscale incentives te berekenen)
• Surfgegevens (IP-adres, type browser, bezochte pagina’s, cookies)
• Sollicitatiegegevens (cv, motivatiebrief, contactgegevens) als u bij ons solliciteert

Wij verwerken niet bewust bijzondere categorieën van persoonsgegevens in de zin van artikel 9 AVG.

03. Herkomst van de gegevens

Wij verkrijgen uw gegevens rechtstreeks van u (formulier, e-mail, telefoon, afspraken, platform). Voor B2B-prospectie kunnen wij ook professionele of openbare bronnen gebruiken, zoals LinkedIn Sales Navigator, Lusha, de website van uw onderneming of de Kruispuntbank van Ondernemingen. Gegevens over medewerkers van onze klanten ontvangen wij van onze klanten zelf.

04. Doeleinden en rechtsgronden

Wanneer wij ons op ons gerechtvaardigd belang baseren, zorgen wij ervoor dat dit niet zwaarder weegt dan uw rechten en vrijheden. Onze prospectie richt zich uitsluitend tot personen in hun professionele hoedanigheid en in verband met hun functie.

05. Gegevens die wij verwerken voor rekening van onze klanten

In het kader van onze opdrachten vertrouwen onze klanten ons gegevens over hun medewerkers toe (bijvoorbeeld timesheets, diploma’s, notities of documenten over O&O-projecten). Voor deze gegevens treedt neeoo in principe op als verwerker in de zin van artikel 28 AVG. De klant blijft verwerkingsverantwoordelijke en informeert zijn medewerkers. De afspraken hierover staan in een verwerkersovereenkomst die met elke klant wordt gesloten.

06. Ontvangers

Wij verkopen of verhuren uw gegevens nooit. Waar nodig kunnen ze worden gedeeld met de volgende ontvangers:

• onze IT-dienstverleners, die op onze instructies handelen (Odoo voor commercieel beheer en facturatie, Microsoft 365 voor e-mail en documentopslag, LinkedIn Sales Navigator en Lusha voor prospectie)
• Google Ireland Limited (Google Analytics 4, Google Tag Manager, Google Maps), enkel voor de cookiecategorieën die u heeft aanvaard
• de overheden en instanties waarbij wij de dossiers van onze klanten indienen of verdedigen (FOD Financiën, BELSPO, gewestelijke overheden) en de betrokken sociale secretariaten
• onze professionele adviseurs (boekhouder, advocaten, notaris) en, in voorkomend geval, verzekeraars, met akkoord van de klant
• overheidsinstanties wanneer de wet ons daartoe verplicht

07. Locatie van de gegevens

Uw gegevens worden verwerkt en gehost binnen de Europese Unie. Mocht een dienstverlener er uitzonderlijk toegang toe hebben vanuit een land buiten de Europese Economische Ruimte, dan gebeurt die doorgifte enkel naar een land waarvoor een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie geldt of op basis van passende waarborgen, zoals modelcontractbepalingen. Wanneer u Google-cookies aanvaardt, kunnen bepaalde gegevens door Google LLC in de Verenigde Staten worden verwerkt; die doorgifte berust op het EU-U.S. Data Privacy Framework, waaronder Google LLC gecertificeerd is, en op modelcontractbepalingen.

08. Bewaartermijn

Wij bewaren uw gegevens zo lang als nodig is voor de bovenstaande doeleinden.

• Prospectiegegevens, maximaal 3 jaar na het laatste contact, of tot u bezwaar maakt
• Klant- en opdrachtgegevens, tijdens de duur van de overeenkomst en daarna gedurende de wettelijke boekhoudkundige en fiscale bewaartermijnen (tot 10 jaar), en zolang een controle van de verkregen incentives nog mogelijk is
• Niet-weerhouden sollicitaties, tot 6 maanden na het einde van de procedure, of 2 jaar met uw toestemming
• Cookies, maximaal 13 maanden

09. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen tegen verlies, ongeoorloofde toegang of openbaarmaking. Daartoe behoren onder meer toegangsbeheer, sterke authenticatie, versleutelde communicatie en het beperken van de toegang tot wie die nodig heeft.

10. Uw rechten

U heeft de volgende rechten:

• recht op inzage in uw gegevens
• recht op rectificatie
• recht op gegevenswissing
• recht op beperking van de verwerking
• recht op overdraagbaarheid van gegevens
• recht van bezwaar, in het bijzonder tegen direct marketing, zonder dat u dit hoeft te motiveren
• recht om uw toestemming op elk moment in te trekken, zonder terugwerkende kracht

Om uw rechten uit te oefenen, kunt u ons schrijven via info@neeoo.com. Wij antwoorden binnen een maand. Indien nodig kunnen wij u om een identiteitsbewijs vragen.

U kunt ook een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel (contact@apd-gba.be, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be).

11. Cookies

Wij gebruiken cookies en vergelijkbare technologieën, zoals de lokale opslag van de browser. Strikt noodzakelijke cookies zijn altijd actief. Alle andere worden enkel geplaatst met uw toestemming, per categorie, via de cookiebanner: zolang u niet heeft aanvaard, wordt geen enkele Google-tool geladen. U kunt uw toestemming op elk moment wijzigen of intrekken via ‘Cookie-instellingen’ onderaan elke pagina; de betrokken Google-cookies worden dan verwijderd.

• Strikt noodzakelijk: uw cookiekeuzes onthouden.
• Statistieken: Google Analytics 4, geladen via Google Tag Manager, om het bezoek aan de website geaggregeerd te meten (bezochte pagina’s, duur van het bezoek, herkomst). Google Analytics 4 slaat geen volledige IP-adressen op.
• Marketing: het effect van onze campagnes meten, bijvoorbeeld Google Ads of LinkedIn. Er is momenteel geen marketingtool actief; dit beleid wordt bijgewerkt voordat er een wordt ingeschakeld.
• Externe inhoud: de Google Maps-kaart op de contactpagina. Wanneer die wordt getoond, kan Google eigen cookies plaatsen.

Google Tag Manager plaatst zelf geen cookies: het laadt enkel de bovenstaande tools, na uw toestemming. Uw toestemmingsstatus wordt via Google Consent Mode aan de tools van Google doorgegeven.

Meer informatie over de verwerking van uw gegevens door Google: policies.google.com/privacy.

12. Wijzigingen

Wij kunnen dit beleid aanpassen aan de evolutie van onze activiteiten of van de wetgeving. De geldende versie is altijd beschikbaar op neeoo.com. Bij verschillen tussen de taalversies heeft de Franse versie voorrang.